Depuis quelques années, la dématérialisation se répand dans les entreprises, quelle que soit leur taille. Elle aide à booster la productivité, et elle simplifie les tâches courantes. La facture électronique, par exemple, met fin à l’utilisation des papiers pour la réalisation des factures au sein d’une société. Elle implique le recours à un système qui permet de garantir l’authenticité et la bonne lisibilité de la facturation.
L’intérêt de passer par la facturation électronique
La facturation électronique consiste avant tout en une numérisation des factures en papier. Autrement dit, sa forme n’est plus physique, mais devient alors virtuelle. Cette nouvelle pratique permet d’accélérer les paiements et de transmettre les factures plus rapidement aux clients. Elle garantit ainsi un gain de temps considérable dans le traitement des données. Désormais, il suffit d’un simple email pour l’envoyer, ce qui signifie que les entreprises n’auront plus besoin d’imprimer ni de stocker physiquement les documents. Dématérialiser la facture simplifie et sécurise d’ailleurs le transfert du système d’information dans l’entreprise.
La dématérialisation de la facture est efficace pour optimiser la gestion des flux de trésorerie. De plus, elle permet d’économiser les espaces de stockage physiques. Certains professionnels utilisent des logiciels spécifiques afin de réduire le risque de perte des documents. À noter que les systèmes de sauvegarde des données garantissent la sécurité des factures. Les clients apprécient également ce type de format, car ils peuvent les archiver rapidement. Il sera en outre plus simple d’enregistrer les dépenses auprès des fournisseurs. En clair, la digitalisation ouvre la voie aux usages qui facilitent la vie des collaborateurs, que ce soit du côté du client ou du fournisseur.
Pourquoi est-ce un système obligatoire pour les marchés publics ?
Ce type de système est, en effet, obligatoire dans le cadre des marchés publics. Cette obligation concerne tant les grandes entreprises que celles de taille intermédiaire. Et depuis janvier 2020, il l’est de même pour les PME. Grâce à cette pratique, les procédures sont beaucoup plus allégées et les tâches réduites. Les sociétés ne pourront plus refuser les versions électroniques des factures désormais. Par exemple, lors d’un échange BtoB, tout client devra accepter la facture numérique. Cela entre en vigueur même si celui-ci n’a pas accepté au préalable ce mode d’envoi. En ce qui concerne la conservation de ce format de facture, elle est d’au moins 6 ans. Il faudra opter pour le format PDF ou Portable Document Format.
Ce type de facture ne doit en aucun cas comporter une différence aussi bien pour les couleurs que pour les images par rapport à la version papier. À noter que les factures constituent un justificatif comptable et fiscal. Elles doivent être présentées promptement en cas de contrôle, par exemple. Envoyer une facturation par voie électronique assure la fluidité de l’ensemble des processus au sein d’une entité. Qu’il s’agisse des modalités d’archivage ou du suivi des paiements, les démarches sont simplifiées et rapides. Il ne reste plus qu’à contacter un prestataire spécialisé dans le domaine, à l’instar de la société Syleg, pour créer une facture sous la forme souhaitée. Des professionnels accompagnent les entreprises afin de les aider à échanger de façon rentable et immédiate avec leurs partenaires.