Par inadvertance ou par précipitation, l’erreur d’aiguillage d’un mail peut entraîner de nombreux désagréments, voire des conflits en interne. Que ce soient des informations jugées sensibles ou une moquerie d’un collègue ou d’un supérieur, il est possible d’éviter ces bévues par quelques astuces.
Se servir des fonctionnalités de sa messagerie sécurisée
En complément d’un logiciel de messagerie sécurisée qui assure une parfaite filtration des données émises et reçues, certains dispositifs proposent des fonctionnalités pratiques. L’envoi en différé évite les erreurs de manipulation. Le regroupement dans un espace spécifique permet d’effectuer des envois à des plages horaires définies à l’avance. La possibilité d’afficher la photo du destinataire est également une option appréciable.
Se relire et contrôler tous les paramètres d’envoi
Avant tout envoi, rien ne vaut une relecture et une vérification des coordonnées de son interlocuteur. C’est à cette étape où les erreurs d’aiguillage se produisent. Le simple fait de prendre sur soi pour s’assurer que l’email sera bien expédié à la personne concernée est un gage de quiétude. Un point d’autant plus important que ces transferts involontaires peuvent être un motif de licenciement en cas d’insultes envers un supérieur hiérarchique. L’intention de nuire, le contenu du mail et l’envoi pendant le temps de travail sont également pris en compte.
Vérifier l’identité de son interlocuteur quand on utilise la messagerie instantanée
Certains spécialistes proposant des serveurs mail professionnels mettent aussi à disposition une messagerie instantanée. Les erreurs d’aiguillage sont également courantes dans une telle situation. Une communication en direct complique l’interception. Toutefois, il est possible de s’assurer de s’adresser à la bonne personne avec une photo du compte. Autre précaution qui vaut autant pour les mails que pour le tchat en interne : se garder de tout commentaire qui porte atteinte à une personne, même si cela paraît justifié. Elle reste la plus simple à mettre en œuvre.